نرم افزار Outlook چیست؟ ویژگی ها و کاربرد برنامه اوت لوک

نرم افزار Outlook که به نام Microsoft Outlook نیز شناخته می شود، یک برنامه جامع و کارآمد برای مدیریت اطلاعات شخصی است و به طور ویژه در ساده سازی ارتباطات درون سازمانی و میان افراد نقش مهمی ایفا می کند.

 این برنامه با رابط کاربری همه پسند و ادغام با سایر برنامه های مایکروسافت، سبب افزایش بهره وری کسب و کارها می شود. کاربرد نرم افزار اوت لوک در زمینه های مختلف است که مجموعه ای جامع از ابزار ها برای ارسال و دریافت ایمیل،کنترل وظایف، مدیریت تقویم، مدیریت تماس و مخاطبین ارائه می دهد. در این مقاله از فروشگاه اینترنتی فرفره، به بررسی دقیق تر نرم افزار اوت لوک و ویژگی های آن می پردازیم.

 outlook چیست؟

outlook برای مدیریت نامه های الکترونیکی توسط شرکت مایکروسافت توسعه یافته است. جالب است بدانید که اوت لوک به فارسی معادل چشم انداز است؛ به همین دلیل مشابه یک تقویم برای برنامه ریزی روزانه، ثبت تاریخ جلسات و تنظیم قرار ملاقات ها می باشد. همچنین این اپلیکیشن برای مدیریت بهتر وظایف و برنامه های شخصی، قابلیت های ویژه ای را در اختیار شما قرار می دهد.

نرم افزار outlook به طور کلی در دو نسخه طراحی و عرضه شده است: یکی نسخه outlook express که به همراه ویندوز نصب شده و از برنامه های کاربردی ویندوز محسوب می شود، و دیگری Microsoft Outlook است که در مجموعه office قرار دارد.

 هر دو نرم افزار کاربرد های مشابهی دارند، اما اگر به دنبال نسخه کامل تر هستید، مایکروسافت اوت لوک گزینه مناسب تری برای طبقه بندی و مدیریت اطلاعات شخصی شما است.

outlook express چیست؟

ورژن outlook express در سال 2003 با هدف مدیریت ایمیل و دنبال کردن اخبار وارد بازار شد. این نرم افزار قدرتمند و چند منظوره به طور پیش فرض همراه با نصب سیستم عامل ویندوز در سیستم شما قرار می گیرد. 

کاربران با استفاده از نسخه ی Express می توانند پیغام های خود را از طریق ایمیل به اشتراک بگذارند و مخاطبین مورد نظر خود را سازماندهی کنند. باید توجه داشته باشید این نرم افزار در زمینه خبرخوان کمک می کند تا اخبار را دنبال کرده و به شما اجازه می دهد در گروه های خبری عضو شوید. استفاده از OneDrive امکان ذخیره فایل ها را به صورت آنلاین برای کاربران فراهم می نماید.

ویژگی های نرم افزار outlook

برای آشنایی با کاربرد نرم افزار اوت لوک و ویژگی های ویژه این برنامه توضیحات زیر را مطالعه نمایید.

سازماندهی ایمیل ها

نرم افزار Outlook یکی از بهترین و کاربردی ترین ابزارها برای مدیریت ایمیل های شخصی و حرفه ای است. با کمک آن کاربران می توانند نامه های الکترونیکی خود را به راحتی ارسال، دریافت و ذخیره نمایند. با آموزش گوگل درایو می توانید سایر اسناد و فایل های مهم خود را ذخیره کنید.

علاوه بر این اوت لوک قابلیت ایجاد پوشه، سازماندهی و مرتب کردن پیام ها بر اساس فیلترهای مختلف از جمله فرستنده، تاریخ و موضوع را در اختیارتان قرار می دهد.

 با استفاده از ویژگی Focus Inbox می توانید ایمیل ها را اولویت بندی کرده و از دیدن پیغام های تبلیغاتی و غیر ضروری جلوگیری کنید.

ایجاد امنیت پیام ها

اوت لوک امکانات مختلفی برای تامین امنیت و محافظت از داده های شخصی شما در برابر تهدیدات آنلاین فراهم می کند. فعالسازی قابلیت رمزگذاری Email ، کاربرد نرم افزار اوت لوک در محیط های کاری و هنگام ارسال داده های مهم است تا از دسترسی افراد بیگانه به محتوای پیام جلوگیری شود. 

این ابزار از فیلتر کردن Spam (هرز نامه) پشتیبانی می کند و به طور خودکار ایمیل مشکوک را شناسایی و مانع از ذخیره سازی آنها در صندوق ورودی (Inbox) شما می شود؛ بنابراین می تواند خطر حملات سایبری را کاهش دهد.

امکان مدیریت تقویم

یکی از مفیدترین ویژگی های Outlook، ارائه تقویم یکپارچه به کاربران است تا به درستی برنامه ریزی کنند. 

با کمک اوت لوک می توانید جلسات کاری، قرارهای دوستانه و مناسبت های مهم را به تقویم اضافه کنید؛ حتی آنها را با دیگران به اشتراک بگذارید. به این ترتیب امکان یادآوری برای شما وجود داشته تا به راحتی و بدون فراموشی، به کار و برنامه های خود رسیدگی نمایید. همچنین می توانید به طور جداگانه تقویم های مختلف شخصی و کاری داشته باشید یا برای برنامه ریزی بهتر و زمان بندی دقیق تر آنها را با هم ادغام و همگام سازی کنید.

مدیریت تماس

برای مدیریت یکپارچه اطلاعات و جزئیات کل تماس ها بهتر است از نرم افزار Outlook استفاده کنید. با این برنامه می توانید مخاطب دلخواه را با شماره تلفن، آدرس ایمیل و یادداشت های مربوط به آن ذخیره سازی نمایید. همچنین مخاطبین می توانند شامل چند دسته بندی مختلف باشند برای مثال بر اساس خانواده، دوستان و همکاران گروه هایی را ایجاد کرده تا دسترسی به آنها یا ارسال دعوتنامه به یک گروه خاص ساده تر شود. اوت لوک به طور خودکار از شبکه های اجتماعی بروز رسانی های مربوط به مخاطبین را دریافت می کند و جدیدترین اطلاعات را در اختیار شما قرار می دهد.

امکان یادداشت برداری

کاربرد نرم افزار اوت لوک در بخش یادداشت برداری به کاربران کمک می کند تا نکات، ایده ها و وظایف خود را ثبت نمایند. این یادداشت می تواند به صورت متن، لیست یا حتی فایل های پیوستی باشد و برای دسترسی آسان تر به آنها امکان جستجو و دسته بندی نیز وجود دارد. توجه داشته باشید یادداشت ها به صورت خودکار همگام سازی می شوند؛ بنابراین برای مشاهده اطلاعات ذخیره شده کافیست با هر دستگاهی فقط وارد حساب Outlook خود شوید.

مدیریت و سازماندهی وظایف

اگر به دنبال یک ابزار حرفه ای برای مدیریت وظایف و کارهای روزانه هستید، نرم افزار Outlook را امتحان کنید. شما می توانید در بخش Tasks فهرستی از کارهای خود را بر اساس تاریخ سررسید و میزان اهمیت ایجاد کرده و هشدارهایی برای یادآوری وظایف و برنامه ها تعیین نمایید تا بدون فراموشی و در زمان مقرر، کارهای خود را انجام دهید. همچنین به کمک اوت لوک امکان رسیدگی به پروژه های گروهی و برنامه های جمعی وجود دارد به طوری که می توانید مسئولیت هر یک از اعضا را مشخص کرده و با در نظر گرفتن مراحل مختلف، میزان پیشرفت را ذخیره کنید تا به هدف برسید.

مزایا و معایب استفاده از برنامه microsoft outlook

مزایا:

• مدیریت جامع ایمیل ها و تقویم
• پشتیبانی از چند حساب ایمیل
• جستجوی سریع و دقیق برای فایل ها و پیام های الکترونیکی 
• رمزگذاری برای محافظت از اطلاعات
• مناسب برای پشتیبانی از ایمیل های سازمانی
• یکپارچگی با سایر محصولات مایکروسافت مانند Word و Excel

معایب:

• خطرات امنیتی در صورت باز کردن ایمیل های ناشناس
• مصرف زیاد منابع سیستم به ویژه در نسخه دسکتاپ
• هزینه بالای نسخه های تجاری و سازمانی
• مشکلات همگام سازی ایمیل ها بین دستگاه های مختلف

نحوه استفاده از Microsoft outlook

با نصب این برنامه روی لپ تاپ خود می توانید به راحتی ایمیل های خود را سازماندهی و مدیریت کنید. برای اطلاع از جدیدترین قیمت لپ تاپ به سایت فرفره مراجعه نمایید.

برای به کارگیری Microsoft outlook لازم است مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید.

نصب و راه اندازی

 با مراجعه به سایت Microsoft Office، نرم افزار outlook را دانلود و نصب کنید. پس از نصب با حساب کاربری مایکروسافت خود وارد شوید در صورت نداشتن حساب کاربری تیتر بعدی را مطالعه کنید.

ورود به حساب ایمیل

 با انتخاب گزینه ی Add Account آدرس و رمز عبور ایمیل خود را وارد کرده و روی Next کلیک کنید. نرم افزار Outlook به طور خودکار تنظیمات ایمیل را شناسایی کرده و به حساب شما متصل خواهد شد.

ارسال ایمیل جدید

 باید گزینه New Email یا New Message را انتخاب کرده و در کادر To آدرس گیرنده پیام را وارد نمایید. کادر Subject برای نوشتن عنوان ایمیل و Attach File برای پیوست فایل ها مورد استفاده قرار می گیرد. در نهایت با زدن Send پیام شما ارسال می شود.

دریافت پیام

جدیدترین ایمیل ها به صورت خودکار وارد پوشه Inbox می شوند.

مدیریت تقویم

 می توانید از بخش Calendar برای برنامه ریزی جلسات استفاده کنید. برای اضافه کردن یک رویداد جدید، روی New Event کلیک نمایید تا تاریخ و جزئیات را وارد نمایید.

جستجوی سریع

 نوار جستجو در اوت لوک برای پیدا کردن پیام ها به صورت فوری استفاده می شود. همچنین، امکان فیلتر کردن نیز برای کاربران فراهم شده تا نتایج دقیق تری از جستجوی خود به دست آورند. 

مدیریت وظایف

 قسمت Tasks در این برنامه، برای وارد کردن لیست کارهای مهم و مدیریت آنها با جزئیات طراحی شده است. کاربران در این قسمت می توانند کارهای خود را به راحتی ثبت کنند. همچنین، برای هر کدام تاریخ و زمان تعیین کرده تا به طور موثری آنها را پیگیری و سازماندهی نمایند.

ساخت اکانت در مایکروسافت اوت لوک

برای ساخت اکانت در نرم افزار Outlook مایکروسافت، ابتدا باید تنظیمات حساب کاربری را وارد کرده و تنظیمات سرور ایمیل را تنظیم نمایید تا بتوانید به طور صحیح از این برنامه بهره مند شوید. مراحل ایجاد اکانت آن در زیر آورده شده است.

• از منوی Tools برنامه گزینه ایمیل اکانت را انتخاب کرده و برای اضافه کردن حساب جدید، به ترتیب Add New Email و سپس Next را کلیک کنید.
• بعد از مشخص کردن نوع سرور، در بخش User Information اطلاعات خود مانند نام و آدرس ایمیل را وارد نمایید. علاوه بر آن در بخش Server Information باید نام سرورهای Incoming (دریافتی) و Outgoing (ارسالی) را نیز مشخص کنید.
• در قسمت اطلاعات لاگین، باید شناسه کاربری و پسورد خود را به طور صحیح وارد کنید. همچنین می توانید گزینه remember password (یادآوری رمز عبور) را فعال نمایید.
• اوت لوک تنظیمات وارد شده را بررسی کرده و در صورت خطا به کمک گزینه More Settings می توانید تنظیمات را ویرایش و اصلاح کنید. در بخش Advanced پورت ها را تغییر دهید.
• گزینه های Send و Receive به ترتیب برای ارسال و دریافت پیام های الکترونیکی استفاده می شوند.
• از تب File و انتخاب گزینه New Folder می توانید دایرکتوری جدیدی بسازید و مدیریت بهتری بر روی ایمیل های خود داشته باشید.

کاربرد پوشه outbox در اوت لوک

پوشه outbox در برنامه اوت لوک مانند یک اتاق انتظار برای Email عمل می کند. زمانی که ایمیلی نوشته و گزینه send را می زنید، پیام شما به این پوشه منتقل شده و آماده ارسال می شود.

ایمیل ها در این فولدر تا زمانی که اتصال اینترنت برقرار گردد یا مشکلی در ارسال وجود نداشته باشد، در انتظار می مانند. پس از ارسال شدن پیام های الکترونیکی در این برنامه، به پوشه Sent Items منتقل می گردد.

بنابراین، Outbox محلی برای ذخیره موقت ایمیل ها است تا زمانی که فرآیند ارسال تکمیل شود.

کلام آخر کاربرد نرم افزار اوت لوک

نرم افزار Outlook با ویژگی های متنوع و طراحی کاربر پسند خود، به ابزاری تبدیل شده که به راحتی می تواند نیازهای ارتباطی دیجیتال شما را برآورده کند. اوت لوک تجربه ای حرفه ای و بدون دردسر را برای کاربران فراهم می آورد. این نرم افزار علاوه بر سازمان ها، برای هر فردی که به دنبال ابزاری قدرتمند برای برنامه ریزی، مدیریت و برقراری ارتباطات خود است، گزینه ای عالی به شمار می آید.

سوالات متداول